图书馆档案资料管理规定 （试行）

 图书馆档案是高校图书馆工作的一个重要组成部分，是保存高校图书馆各项工作和活动原始记录的载体，它从高校图书馆成立之日起就开始积累，随着图书馆的发展而发展，客观真实地记录着图书馆各个历史时期的发展轨迹，对图书馆管理工作有较大的参考和利用价值。针对我馆长期以来档案管理意识淡薄、档案管理不规范、馆藏档案结构不合理等现象，为提高档案管理意识与水平，根据《档案法》和国家有关档案文件规定，结合本馆的实际情况，特制定本办法。

 一、重视档案资料管理工作

图书馆档案资料是系统地、全方位地反映图书馆各项活动的真实情况，是对图书馆客观、公正地回顾和总结，是高校图书馆领导决策的重要依据，从而做好档案管理和利用对图书馆管理工作有着非常深远的意义，图书馆档案是图书馆管理工作中不可或缺的重要信息资源。因此，从思想认识上提高对图书馆档案管理的认识水平，高度重视图书馆档案管理是做好图书馆档案管理工作的关键。

 树立起存档意识，结合图书馆自身的工作特点和具体情况，不断探索制定出既符合《档案法》的要求，又适应于高校图书馆工作开展的各项档案管理的规章制度，建立规范的档案管理制度，是做好图书馆档案管理的重要保证。

 二、档案管理资料职责

图书馆档案资料建设和管理工作由馆长领导下，综合科科长具体负责，综合科科长是部门档案资料建设和管理的第一责任人。

 综合科资料管理人员按照工作职责、计划与任务，按年度分别收集、整理、归档、保管部门档案资料。图书馆综合科根据工作职责，负责全馆党务、行政与综合业务工作档案资料建设和管理；其他各部门按职能，负责本部门业务工作档案资料建设和管理。

 三、档案资料收集

 档案收集是档案工作的基础；档案材料的收集，要做到及时、准确、完整，做好各类档案信息的收集、整理、存储工作，确保档案材料的真实性和完整性。图书馆各部室应注意对各项工作计划、工作方案、工作数量、工作过程、工作效果的统计和积累，按照图书馆与部门职能相关规定做好档案收集工作。

 1.档案资料收集基本要求

 根据图书馆专业性、服务性与学术性特点，要不断拓宽档案信息收集范围，适时、准确、全面、系统地做好各类档案信息的收集、整理、存储工作。根据图书馆的实际情况，按部门、内容等性质与形式上的异同，各部门要把档案资料分成若干类别；档案收集只有通过科学分类收集，才能揭示出它们之间的联系和规律，有条理地反映立档单位、部门的历史工作活动全貌，并便于系统地查找利用。

 2.档案资料收集分类

（1）党政群类档案，主要包括：党政工上级文件、校内文件、本馆行政文件、党工活动资料、规划计划、工作总结、上报文件、规章制度、会议记录、值班记录等。

（2）业务类档案，主要包括：各业务部门的统计报表、工作日志、各类业务活动等，如：图书馆项目痕迹资料、财务会计情况、计划文献采购资料、文献典藏档案、阅览痕迹资料、文献检索资料、课题痕迹资料、会议记录（要）、读培活动痕迹资料、业务合同（协议）与招标资料、技术资料、文印资料、业务活动各类清单、各类登记簿账、捐赠收藏资料、光盘、胶片、音像、学位论文、工作计划与总结等。

 （3）人事类档案，包括图书馆职工档案，如：职工基本情况、工作经历；组织机构及人员配备情况，如：部门人员名单、岗位聘任合同、人员调进调出情况，以及职工晋升、考勤考核、培训进修、工资津贴、奖励资料等。

 （4）其他类档案，包括图书馆资产管理、图书馆建筑、仪器设备资产、维护保障资料等。

 （5）综合类档案，如文化活动资料、对外交流资料、学术会议资料、图书馆指南、图书馆年报、外来参观资料、资源选介资料、书签、宣传品等。

 同时，档案资料的收集，包括图书馆、各科室工作活动中形成的各种门类和载体的档案，即不仅包括纸质档案资料收集，也包括①活动录音、录像、照片、视频等各种特殊载体的档案；②具有保存价值的档案，以及与档案有关的资料；③电子文档资料等；

 3.档案资料收集重点部门

 图书馆综合科、采编科、流通科等，随着业务部门设置的变动，档案资料收集重点部门随之变化；

  四、档案资料管理

 1.各科档案要指定专人负责保管，明确职责，并指定专柜保存；各科要将有责任心、细致耐心、业务能力强的馆员分工负责档案资料管理。图书馆将对档案管理员进行必要的培训。

 2.按年度，各科室分级负责的档案资料，要分类收集、整理、装订、编码、统计、保管与利用工作；装订、装盒档案资料，一律要有专题档案目录与封面；档案资料要按专题装入档案盒，打印分类标志，并要注明文件类别和编号等。

 3.凡收到上级文件、学校文件和职能部门文件，以及本馆外报材料与报账等，馆办一律要登记造册，年度末放假前要全部清点、整理、装订与归档。

 4.归档的档案资料要完整、准确、真实地反映图书馆各部室履行岗位职责、完成管理工作和业务工作活动情况。各业务部门要建立起自己独特的业务档案体系，并随时配合馆里的各项活动，及时提交阶段性档案资料与服务工作。

 5.各科室档案资料要妥善保存，并要防止丢失、错乱和损毁；部门档案资料不经部门负责人同意，不得随意外借或复制。

 6.根据实际需要，图书馆对业务活动或年度档案的重要部分，按校档案馆要求，提交校档案馆保存；

 7.各科室档案资料要专柜、专盒管理保存；档案柜、档案盒以及装订等费用，纳入部门学期办公经费预算；

 8.随着计算机技术的普及，要求各部门把档案录入计算机管理，要建立起档案数据库，以提高档案资料信息的存储、处理、控制、开发利用水平。

9.各科室要重视业务活动电子档案资料的收集、整理、归类与保存工作；纸质档案、电子档案等都是部门负责人、馆员变动时，须交接并备具清单的档案；

10.每学期或年度，图书馆将对各部门档案资料建设和管理工作进行检查；部门档案资料建设和管理工作是衡量部门负责人以及部门工作情况，并是部门、馆员考核、评优等的重要依据；

五、本规定自2019年12月1日起试行。

                                                                                          图书馆

                                                                                      2019年11月30日